KEBIJAKAN PENGARSIPAN ELEKTRONIK

ELECTRONIC FILING AND DIGITAL PRESERVATION POLICY

BAJHRAH: Jurnal Pengabdian Masyarakat berkomitmen untuk menjaga keberlanjutan, keamanan, integritas, dan ketersediaan artikel ilmiah yang telah diterbitkan. Kebijakan pengarsipan elektronik ini ditetapkan untuk memastikan bahwa seluruh artikel, metadata, dan informasi publikasi jurnal dikelola secara sistematis agar dapat diakses kembali dalam jangka panjang.

Pengarsipan elektronik merupakan bagian dari upaya BAJHRAH dalam mendukung keterbukaan informasi ilmiah, keberlanjutan publikasi akademik, serta pelestarian hasil penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.

1. Tujuan Pengarsipan Elektronik

Kebijakan pengarsipan elektronik bertujuan untuk:

1. Menjaga keberadaan dan keberlanjutan artikel yang telah diterbitkan oleh BAJHRAH.
2. Mengurangi risiko kehilangan dokumen akibat kerusakan sistem, kesalahan teknis, atau gangguan layanan.
3. Mempertahankan integritas dokumen artikel, metadata, identitas penulis, dan informasi bibliografis.
4. Mendukung akses jangka panjang terhadap publikasi ilmiah sesuai dengan kebijakan akses terbuka jurnal.
5. Menyediakan mekanisme pencadangan dan pemulihan data apabila terjadi gangguan teknis.

2. Cakupan Pengarsipan

Pengarsipan elektronik BAJHRAH mencakup dokumen dan informasi berikut:

• Naskah artikel yang telah diterbitkan dalam versi final.
• Metadata artikel, meliputi judul, nama penulis, afiliasi, abstrak, kata kunci, dan informasi bibliografis lainnya.
• Informasi volume, nomor, tahun terbit, halaman, serta DOI apabila tersedia.
• File pendukung publikasi yang memang menjadi bagian dari artikel.
• Informasi penerbitan dan arsip edisi jurnal yang dikelola melalui sistem Open Journal Systems (OJS).

3. Sistem Pengelolaan dan Penyimpanan Digital

BAJHRAH menggunakan sistem Open Journal Systems (OJS) untuk mengelola proses penerbitan, penyimpanan file artikel, metadata, dan informasi edisi jurnal secara elektronik.

Pengelola jurnal berupaya menjaga agar file publikasi tetap tersedia melalui pengelolaan akun, pengaturan hak akses, pemeliharaan sistem, serta pencadangan data sesuai dengan kemampuan teknis dan kebijakan pengelola jurnal.

Penggunaan OJS sebagai sistem pengelolaan jurnal tidak dengan sendirinya menjamin bahwa artikel telah tersimpan dalam layanan preservasi digital eksternal. Oleh karena itu, partisipasi dalam layanan pengarsipan atau preservasi khusus akan dicantumkan apabila telah diterapkan dan dapat diverifikasi.

4. Pencadangan Data (Backup)

Pengelola BAJHRAH berupaya melakukan pencadangan data jurnal secara berkala sesuai dengan fasilitas dan prosedur teknis yang tersedia. Pencadangan dapat mencakup basis data OJS, file artikel, metadata, dan dokumen penting yang mendukung operasional jurnal.

Pencadangan bertujuan untuk membantu pemulihan data apabila terjadi kehilangan file, kerusakan sistem, kesalahan pengelolaan, atau gangguan teknis lainnya. Akses terhadap salinan cadangan dibatasi kepada pihak yang berwenang.

5. Preservasi Digital Jangka Panjang

BAJHRAH mendukung prinsip preservasi digital jangka panjang agar artikel ilmiah tetap dapat ditemukan dan diakses meskipun terjadi perubahan teknologi atau gangguan pada sistem penerbitan.

Untuk mendukung tujuan tersebut, pengelola jurnal dapat menerapkan mekanisme pengarsipan tambahan, seperti:

• PKP Preservation Network (PKP PN): layanan preservasi digital yang tersedia bagi jurnal yang memenuhi persyaratan teknis dan telah mengaktifkan layanan tersebut.
• LOCKSS atau CLOCKSS: sistem preservasi digital terdistribusi yang dapat digunakan berdasarkan keikutsertaan dan konfigurasi layanan.
• Repositori institusi: penyimpanan publikasi pada repositori resmi institusi apabila tersedia dan sesuai dengan kebijakan jurnal.
• Penyimpanan cadangan terpisah: salinan data pada media atau lokasi penyimpanan yang dikelola secara aman untuk mendukung pemulihan data.

Penyebutan layanan di atas menjelaskan mekanisme yang dapat digunakan untuk preservasi digital. Keikutsertaan BAJHRAH dalam layanan tertentu hanya dinyatakan apabila telah dikonfigurasi, diaktifkan, atau dikonfirmasi oleh pengelola jurnal.

6. Keamanan dan Integritas Arsip

Pengelola jurnal berupaya melindungi arsip digital dari akses yang tidak sah, perubahan yang tidak semestinya, kehilangan data, dan kerusakan file. Pengelolaan keamanan dilakukan melalui pengaturan hak akses pengguna, pemeliharaan sistem, serta prosedur pencadangan dan pemulihan yang tersedia.

Artikel yang telah diterbitkan dipertahankan sebagai rekam publikasi ilmiah. Apabila terdapat koreksi, pencabutan artikel, atau perubahan status publikasi yang sah, pengelola jurnal akan menanganinya berdasarkan kebijakan koreksi dan penarikan kembali artikel yang berlaku.

7. Akses terhadap Arsip

Artikel yang telah diterbitkan dapat diakses melalui situs resmi BAJHRAH sepanjang tersedia dan sesuai dengan ketentuan akses terbuka serta lisensi yang berlaku. Pengguna diharapkan mencantumkan identitas penulis dan sumber publikasi ketika mengutip atau menggunakan artikel.

Apabila terjadi gangguan pada situs jurnal, pengelola akan berupaya memulihkan layanan dan menyediakan kembali arsip berdasarkan salinan data yang tersedia. Ketersediaan akses alternatif bergantung pada keberadaan repositori atau layanan preservasi lain yang benar-benar digunakan.

8. Tanggung Jawab Pengelola Jurnal

Pengelola BAJHRAH bertanggung jawab untuk:

1. Menjaga pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan kemampuan teknis dan kebijakan jurnal.
2. Memelihara file artikel dan metadata publikasi yang tersedia dalam sistem jurnal.
3. Mengupayakan pencadangan dan pemulihan data untuk mengurangi risiko kehilangan arsip.
4. Meninjau kebutuhan keamanan dan keberlanjutan penyimpanan digital secara berkala.
5. Memperbarui informasi kebijakan pengarsipan apabila terdapat perubahan sistem atau layanan preservasi.

9. Evaluasi dan Pembaruan Kebijakan

Kebijakan pengarsipan elektronik ini dapat ditinjau dan diperbarui sesuai dengan perkembangan teknologi, perubahan sistem OJS, kebutuhan pengelolaan jurnal, dan standar preservasi digital yang relevan.

Informasi mengenai layanan pengarsipan yang digunakan akan diperbarui apabila terdapat perubahan atau penambahan layanan yang telah diterapkan oleh pengelola BAJHRAH.